Przedsiębiorcy nie muszą osobiście stawiać się w placówkach ZUS, aby załatwić niezbędne sprawy. Instytucja przypomina, że istnieje możliwość upoważnienia innej osoby do działania w ich imieniu, w tym również do obsługi profilu płatnika na Platformie Usług Elektronicznych. Kluczowe jest jednak, aby pamiętać o regularnym aktualizowaniu danych tych pełnomocników. Informacje o aktualnych upoważnieniach można w każdej chwili zweryfikować na swoim profilu PUE/eZUS.

Przedsiębiorcy mają możliwość udzielenia pełnomocnictwa do załatwiania wszelkich spraw w ZUS lub tylko do konkretnie wskazanych czynności. Często z tej opcji korzystają, powierzając obsługę spraw związanych z rolą płatnika składek, w tym dostęp do profilu na PUE/eZUS, księgowym lub pracownikom biur rachunkowych.

ZUS zwraca jednak uwagę na istotny aspekt bezpieczeństwa. Jeżeli zakres pełnomocnictwa nie zostanie ograniczony, upoważniona osoba zyska dostęp do wszystkich danych płatnika składek. Oznacza to wgląd w rozliczenia z ZUS, całą korespondencję elektroniczną, szczegóły zwolnień lekarskich oraz dane osób zgłoszonych do ubezpieczeń. W związku z tym ZUS sugeruje rozważenie ograniczenia dostępu jedynie do wybranych informacji np. do korespondencji (a nawet konkretnych typów wniosków) lub wyłącznie do danych dotyczących zwolnień lekarskich.

Warto wiedzieć, że dostęp do roli płatnika może mieć nieograniczona liczba osób, a sam profil płatnika może udostępnić zarówno przedsiębiorca, jak i pełnomocnik posiadający uprawnienia do udzielania dalszych pełnomocnictw (substytucji).

– Gdy zmienia się osoba odpowiedzialna za kontakt z ZUS, przedsiębiorca powinien odwołać nieaktualne już pełnomocnictwo. Często jednak jest to zaniedbywane. Powoduje to sytuacje, że płatnik składek ma przypisane do swojego profilu ZUS pełnomocnictwa dla kilku osób, niekiedy z różnych biur rachunkowych, z którymi prawdopodobnie od dawna nie współpracuje – podkreśla Grzegorz Dyjak z biura prasowego ZUS.

Przedsiębiorca w każdej chwili może sprawdzić, komu udzielił pełnomocnictwa do kontaktu z ZUS. Informacje te znajdują się w zakładce ustawień na profilu PUE/eZUS. Weryfikacji można dokonać również podczas wizyty w placówce ZUS.

Pełnomocnictwo może odwołać zarówno mocodawca (przedsiębiorca), jak i sam pełnomocnik. Najwygodniej jest skorzystać z gotowego formularza PEL-O. Odwołanie można złożyć w formie papierowej w dowolnej placówce ZUS lub elektronicznie za pośrednictwem PUE/eZUS. W przypadku spółek z wieloma przedstawicielami do formularza PEL-O należy dołączyć załącznik PEL-Z z podpisami wszystkich osób uprawnionych do reprezentacji. Formularz PEL w wersji do wydruku i wypełnienia jest dostępny na stronie internetowej ZUS w sekcji "Wzory formularzy". Wypełniony i podpisany dokument można dostarczyć do ZUS osobiście lub pocztą. Z kolei wersja elektroniczna formularza PEL jest dostępna na PUE/eZUS w zakładce "Płatnik" lub "Ubezpieczony". Dokument można podpisać za pomocą: profilu zaufanego, podpisu osobistego (e-dowodu) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

W przypadku, gdy płatnikiem składek jest spółka mająca wielu przedstawicieli, którzy wspólnie muszą udzielać pełnomocnictwa, to do formularza PEL trzeba dołączyć załącznik PEL-Z. Załącznik musi być podpisany przez wszystkich przedstawicieli spółki.

Jeżeli pełnomocnik będzie odbierał korespondencję pod innym adresem niż jego miejsce zamieszkania (np. w siedzibie biura rachunkowego), koniecznie należy wskazać ten adres jako adres do korespondencji. W przeciwnym razie pisma z ZUS będą kierowane na prywatny adres pełnomocnika.

fot. freepik.com
oprac. /kp/