• +48 533 367 799

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą? MRPiPS wyjaśnia

Pracodawca może przywrócić poprzednią formę dokumentacji lub zmienić swoją decyzję, jeśli uzna, że zmiana nie była korzystna.

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą? MRPiPS wyjaśnia

Przepisy prawa pracy nie wymagają prowadzenia całej dokumentacji pracowniczej w jednej, wybranej przez pracodawcę postaci. Dodatkowo firma może w dowolnym momencie zmienić sposób prowadzenia i przechowywania akt pracowniczych.

Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej Agnieszka Dziemianowicz-Bąk w odpowiedzi na poselską interpelację wyjaśniła, że pracodawcy mają możliwość wyboru sposobu prowadzenia i przechowywania akt osobowych oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Może to być zarówno postać papierowa, jak i elektroniczna. – Przepisy prawa pracy nie wymagają prowadzenia całej dokumentacji pracowniczej – akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy – w jednej, wybranej przez pracodawcę postaci – elektronicznej lub papierowej – wyjaśniła szefowa MRPiPS.

Decyzja pracodawcy w sprawie wyboru postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej nie jest też ostateczna – może przywrócić poprzednią formę dokumentacji lub zmienić swoją decyzję, jeśli uzna, że zmiana nie była korzystna.

Przepisy nie ograniczają również liczby zmian postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej. W zależności od potrzeb zmiana formy prowadzenia dokumentacji może następować nawet kilkukrotnie. – Wybór elektronicznej postaci dokumentacji nie oznacza, że strony stosunku pracy nie mają możliwości zawierania umowy o pracę w formie pisemnej albo składania w formie pisemnej oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę. W takim przypadku możliwe będzie sporządzenie umowy czy oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia w formie pisemnej, które po tradycyjnym podpisaniu i przekazaniu drugiej stronie należy zdigitalizować, opatrzyć elektronicznym podpisem lub pieczęcią, a następnie włączyć do dokumentacji w postaci elektronicznej – wskazała Agnieszka Dziemianowicz-Bąk.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację prowadzoną w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Zasady dokonywania zmiany formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji z papierowej na elektroniczną oraz z elektronicznej na papierową określa art. 948 § 2 i 3 Kodeksu. Ma też obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania.

fot. freepik.com
oprac. /kp/

Podobne artykuły

Wyszukiwarka