Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur ma ruszyć 1 lutego 2026 r., wprowadzając zmiany w sposobie obiegu dokumentów w Polsce. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną, jednak same przepisy regulujące funkcjonowanie systemu wciąż są na etapie prac w Sejmie. Brak stabilnego otoczenia prawnego i niejasne założenia budzą poważne obawy wśród księgowych.

KSeF to ogólnopolski rejestr, do którego przedsiębiorcy będą obowiązkowo wprowadzać faktury. Ma on na celu zastąpienie tradycyjnych faktur – papierowych i elektronicznych – fakturami ustrukturyzowanymi. Taka zmiana ma przyczynić się do zwiększenia bezpieczeństwa transakcji i przede wszystkim do uszczelnienia systemu podatkowego. Resort finansów udostępnił już szczegółową dokumentację techniczną, a środowisko testowe API KSeF 2.0 ma zostać uruchomione 30 września. Pozwoli to dostawcom oprogramowania i firmom na przeprowadzenie niezbędnych testów. Na listopad zaplanowano natomiast uruchomienie testowej wersji przeglądarkowej Aplikacji Podatnika KSeF, która umożliwi użytkownikom sprawdzenie kluczowych funkcjonalności systemu.

Rząd przyjął projekt ustawy dotyczącej zasad funkcjonowania KSeF 2.0 17 czerwca 2025 r., a obecnie znajduje się on w Sejmie. Jak podkreśla Janina Fornalik, doradca podatkowy i partner MDDP, brak ostatecznych przepisów jest dużym problemem. – Na razie cały czas bazujemy na projektowanych przepisach ustawy zmieniającej KSeF i projektach rozporządzeń. To jest duża słabość, dlatego że te miesiące, które pozostały do wdrożenia obowiązkowego KSeF-u, to nie jest długi czas na przygotowanie się firm. Duże organizacje potrzebują na to sporo czasu, bo nie dotyczy to tylko kwestii technicznych, czyli zmian w systemie, ale też zmian w procesach biznesowych i umowach, trzeba pewne kwestie ustalić z kontrahentami – tłumaczy.

Aktualnie KSeF funkcjonuje na zasadzie dobrowolności. Od lutego 2026 r. stanie się obowiązkowy dla największych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł), a dwa miesiące później dla pozostałych przedsiębiorców. Wyjątkiem będą firmy, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) – dla nich obowiązek wejdzie w życie 1 stycznia 2027 r. – Dobrze byłoby, żeby ten proces legislacyjny się zakończył jak najszybciej – plan jest taki, że w lipcu mają być uchwalone te przepisy – żeby podatnicy mieli stabilne otoczenie prawne i założenia, jeśli chodzi o KSeF, sama schema faktury ustrukturyzowanej też nie jest jeszcze ostateczna. I to niestety wstrzymuje jeszcze prace, a potem może się okazać, że czasu jest za mało – wskazuje Janina Fornalik.

Z badania „Barometr nastrojów polskich księgowych 2025” fillup wynika, że KSeF budzi wśród nich najwięcej obaw (27,9%). Dominuje strach przed chaosem i jego konsekwencjami, takimi jak potencjalny wyciek danych. Księgowi wyrażają również niepokój związany z dodatkowymi obowiązkami sprawozdawczymi, w tym z wprowadzeniem JPK_CIT w 2026 r. – Przede wszystkim wyzwaniem jest wdrożenie, przygotowanie firmy do tej rewolucji w fakturowaniu. Myślę, że tak to można spokojnie nazwać, gdyż będzie jeden format faktury, faktura ustrukturyzowana, obowiązująca w krajowych transakcjach, ale również faktury dla podmiotów zagranicznych trzeba będzie wystawiać w formie ustrukturyzowanej, a następnie przesyłać w odpowiedniej formie uzgodnionej z nabywcą. Faktury B2C, czyli dla osób fizycznych, będzie można dobrowolnie wystawiać w KSeF-ie – tłumaczy Janina Fornalik.

Mimo początkowych trudności KSeF niesie ze sobą potencjalne korzyści. Jak podkreśla ekspertka, po przejściu etapu wdrożenia i opanowaniu systemu będzie on dobrym rozwiązaniem zarówno dla organów podatkowych, jak i dla samych podatników. – Przy okazji tak dużych zmian warto spojrzeć, jak można usprawnić pewne procesy, zautomatyzować je dzięki temu, że faktura w krajowych obrotach będzie miała ustrukturyzowaną formę, zwłaszcza tam, gdzie są używane systemy OCR, czyli skanowania faktur – przekonuje.

Wprowadzenie KSeF wpisuje się w globalny trend digitalizacji podatków. Od 2030 r. ma obowiązywać pakiet VIDA (VAT in the Digital Age), czyli wspólne reguły e-fakturowania w Unii Europejskiej (w Polsce od 2035 r.). Jego celem, podobnie jak KSeF-u, jest usprawnienie poboru VAT i uszczelnienie systemu podatkowego.

MF podaje, że w 2023 r. luka VAT wynosiła 13,5%, a obecne szacunki wskazują na jej zmniejszenie do 6,9% w 2024 r. Dzięki KSeF i JPK CIT luka VAT ma być jeszcze mniejsza. – Na pewno dla organów podatkowych będzie to bardzo duża baza danych. Wszystkie faktury będą w czasie rzeczywistym wystawiane w centralnym systemie, będą widoczne dla organów podatkowych i poprzez odpowiednie systemy, algorytmy, łącząc zwłaszcza faktury z JPK-mi, z JPK VAT, JPK CIT, który też wchodzi w przyszłym roku obowiązkowo, będzie możliwość zautomatyzowanej weryfikacji rozliczeń vatowskich i w ten sposób również wyłapywania oszukańczych procederów. Powinno to też zmniejszyć liczbę kontroli podatkowych, a nawet czynności sprawdzających. Dzisiaj organy pytają o przesłanie jakiejś faktury, którą nabywca odliczył, a po wprowadzeniu KSeF-u to wszystko będzie już widoczne dla organów podatkowych – podsumowuje Janina Fornalik.

fot. freepik.com
oprac. /kp/