Wraz z wdrażaniem Krajowego Systemu e-Faktur rosną obawy przedsiębiorców dotyczące nowych obowiązków i stabilności technicznej systemu. Zdaniem części ekspertów i organizacji pracodawców zmiany, które miały przyspieszyć cyfryzację i uprościć rozliczenia podatkowe, mogą w praktyce oznaczać dla firm dodatkowe obciążenia administracyjne i ryzyko zakłóceń w codziennym funkcjonowaniu biznesu.

Jak wskazuje prof. dr hab. Jan Klimek, od momentu wejścia w życie KSeF pojawiło się wiele problemów natury technicznej. – Wprowadzone przepisy powodują, że polska gospodarka stoi na krawędzi i bliżej jej do chaosu niż przyspieszenia, którego oczekiwano od automatyzacji i cyfryzacji. Największa rewolucja w fakturowaniu w Polsce niesie ze sobą ryzyko paraliżu procesów sprzedażowych oraz dodatkowe obowiązki dla przedsiębiorców. Główne problemy i obawy, które dziś możemy zauważyć, dotyczą bezpieczeństwa danych, wydolności np. profilu zaufanego (potrzebnego do zalogowania do KSeF) czy zatorów, co może uniemożliwić terminowe wystawianie faktur, a tym samym zatrzymanie procesu sprzedaży – ostrzega ekspert. Wprowadzenie systemu oznacza również nowe obowiązki sprawozdawcze dla wszystkich przedsiębiorców, w tym sektora mikro, małych i średnich firm. Od 1 lutego 2026 r. podatnicy muszą stosować nowe oznaczenia w plikach JPK VAT i wykazywać numer identyfikujący fakturę w systemie KSeF.

Organizacje reprezentujące środowisko przedsiębiorców od wielu miesięcy apelują o ponowną analizę harmonogramu wdrażania systemu. Zastrzeżenia zgłaszał m.in. Związek Rzemiosła Polskiego, który wskazywał na niewystarczające przygotowanie techniczne części przedsiębiorców i na niedostateczną stabilność systemu. Według organizacji wprowadzenie obowiązkowego KSeF w obecnym kształcie może doprowadzić do chaosu administracyjnego oraz utrudnić funkcjonowanie wielu firm rodzinnych i rzemieślniczych. Szczególne obawy dotyczą ryzyka zaburzeń płynności finansowej w przypadku problemów technicznych systemu, które mogą powodować opóźnienia w wystawianiu faktur, a w konsekwencji także w otrzymywaniu płatności. W związku z tym ZRP wnioskował o przesunięcie obowiązkowego stosowania KSeF o minimum 12 miesięcy, a także o opracowanie harmonogramu wdrażania systemu wraz z precyzyjnymi zasadami odpowiedzialności po stronie podatników.

Podobne stanowisko zaprezentował Związek Przedsiębiorców i Pracodawców. W opinii tej organizacji tempo wdrażania systemu i skala niewyjaśnionych ryzyk mogą zagrozić ciągłości działalności wielu przedsiębiorstw. ZPP zwraca uwagę m.in. na kwestie ochrony danych i prywatności, ryzyko nieuprawnionego wystawienia faktury na firmę bez jej wiedzy, a także konieczność każdorazowego sprawdzania, czy dokument został prawidłowo przetworzony przez system. Dodatkowe wątpliwości budzą koszty dostosowania systemów księgowych oraz brak procedur gwarantujących ciągłość działania w przypadku awarii. – Ponadto ZPP zwracał uwagę na zakres sankcji, które wejdą w życie od 2027 r. oraz przeniesienie odpowiedzialności za błędy systemowe państwa na przedsiębiorców. ZPP deklarował gotowość do współpracy, jednocześnie zaznaczając, że proces cyfryzacji powinien wspierać rozwój gospodarczy, a nie odbywać się kosztem stabilności działania firm – wskazuje prof. dr hab. Jan Klimek. Również ta organizacja apelowała o odsunięcie terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF i dopracowanie systemu przed jego uruchomieniem.

Kolejne postulaty w sprawie zmian w harmonogramie wdrożenia systemu zgłosiła w lutym 2026 r. Organizacja Pracodawców Rada Przedsiębiorców. Wystąpiła ona do parlamentarzystów z apelem o zmianę przepisów ustawy o podatku od towarów i usług i przesunięcie obowiązkowego stosowania KSeF dla mikroprzedsiębiorców o dwa lata, do końca 2027 r. Zdaniem prezesa organizacji Adama Abramowicza takie rozwiązanie nie wpłynęłoby istotnie na działania państwa związane z uszczelnianiem systemu podatkowego, a mogłoby ograniczyć ryzyko chaosu organizacyjnego i problemów z płynnością finansową firm. – Ponadto uzasadnieniem apelu jest sytuacja, w której grozi nam wszechobecny chaos potęgujący niepotrzebny stres wśród wielu przedsiębiorców, brak płynności finansowej zarówno po stronie firm, jak i budżetu państwa, a w efekcie zapaść gospodarcza, konieczność wygospodarowania przez przedsiębiorców kilku dodatkowych godzin oraz wzrost kosztów o kilkadziesiąt złotych miesięcznie (czasem dziesiątki godzin i nawet dziesiątki tysięcy złotych) – wymienia prof. dr hab. Jan Klimek.

Dodatkowe obowiązki dla przedsiębiorców wynikają także ze zmian w sposobie raportowania danych w plikach JPK VAT. Wprowadzono nowe oznaczenia dokumentów, takie jak OFF, BFK i DI, które mają być stosowane w przypadku faktur nieposiadających numeru KSeF. W sytuacji gdy faktura wystawiona w trybie offline nie posiada numeru identyfikacyjnego w momencie składania deklaracji, przedsiębiorca będzie musiał oznaczyć ją odpowiednim kodem, a po uzyskaniu numeru dokonać korekty ewidencji.

Uwagi do tego rozporządzenia zgłaszały Federacja Przedsiębiorców Polskich, Konfederacja Lewiatan oraz ZPP. Przedstawiciele biznesu zwracali uwagę, że nowe obowiązki mogą generować dodatkowe koszty, zwiększać ryzyko błędów i prowadzić do konieczności częstych korekt deklaracji. – Konfederacja Lewiatan zauważyła, że do tej pory ewidencja VAT nie musiała zawierać informacji „faktura elektroniczna lub faktura w postaci papierowej”. Zatem zmiana zaproponowana przez Ministerstwo Finansów nie jest uzasadniona i oznacza niewspółmierny nakład pracy po stronie podatników, który może doprowadzić do niekorzystnej kumulacji prac projektowych po stronie przedsiębiorców w obszarze KSeF, JPK VAT oraz JPK KR. Ponadto zdaniem tej organizacji wymogi dotyczące wprowadzenia nowych oznaczeń faktur w ewidencji VAT i w konsekwencji pliku JPK VAT nie są obowiązkiem wynikającym z przepisów ustawy. W ocenie Konfederacji Lewiatan nadmiarowym jest narzucanie na podatników dodatkowych obowiązków ewidencyjnych w zakresie oznaczania dokumentów w rejestrach VAT – zwraca uwagę prof. dr hab. Jan Klimek.

Obecny sposób wdrażania zmian budzi więc wiele wątpliwości wśród przedsiębiorców, a nowe obowiązki związane z raportowaniem danych, stosowaniem dodatkowych oznaczeń i koniecznością składania korekt mogą oznaczać dla firm większe nakłady czasu i środków finansowych. – Podsumowując, można stwierdzić, że o ile system KSeF i obowiązki z niego wynikające nie pogrążą przedsiębiorców, to na pewno znacznie utrudnią prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce – ocenia prof. dr hab. Jan Klimek.

fot. freepik.com
oprac. /kp/