Obowiązek przygotowania zeznania środowiskowego spoczywa na wszystkich przedsiębiorcach, włącznie z osobami prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą, w związku z np. użytkowaniem pojazdu, poborem wód czy składowaniem odpadów. Obowiązek złożenia zeznania dotyczy każdej osoby, która w swoich kosztach ma faktury za paliwo - nawet, jeśli samochód jest wynajęty lub w leasingu albo przedsiębiorca korzysta z prywatnego samochodu i rozlicza go na kilometrówce.

Przedsiębiorcy, w przypadku których opłata środowiskowa nie przekroczy 100 złotych, nie muszą składać zeznania w Urzędzie Marszałkowskim odpowiednim dla swojego miejsca zamieszkania. Obowiązek ten mają z kolei ci właściciele firm, w przypadku których opłata wynosi nie więcej niż 800 złotych - zeznania muszą złożyć w urzędzie, nie muszą jednak wnosić opłaty. Każdy przedsiębiorca, w przypadku którego opłata środowiskowa wynosi ponad 800 złotych - zobowiązany jest zarówno do złożenia zeznania w Urzędzie Marszałkowskim, jak i uiszczenia należności.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Środowiska z 2014 roku, zeznanie środowiskowe powinno składać się z wykazu zbiorczego oraz czterech wykazów szczegółowych: wprowadzenie gazów lub pyłów, pobór wód, wprowadzenie ścieków, składowanie odpadów. W celu dokonania rozliczenia zeznania - najpierw należy wybrać odpowiedni wykaz, a uzupełniając wybrane wykazy - sprawdzić obowiązujące stawki opłat.

W wykazie podajemy takie informacje, jak nazwa i adres podmiotu, REGON, numer telefonu, rok, za jaki sporządzany jest wykaz oraz nazwę miejscowości, w której "korzysta się" ze środowiska. Następnie wskazuje się również rodzaj "korzystania" ze środowiska, odnosi się go do właściwej tabeli i wylicza, za pomocą odpowiedniego wzoru, wysokość opłaty.

Za niedopełnienie obowiązku złożenia zeznania, przepisy przewidują różne kary, takie jak: utrata prawa uzyskania dotacji lub (w określonych przypadkach) żądanie jej zwrotu, kary administracyjne, zapłata zaległości do pięciu lat wstecz wraz z odsetkami, odrzucenie zeznania złożonego po terminie, a wraz z nim - zakwestionowanie wysokości opłat i naliczenie wyższych.

Zeznanie środowiskowe przedsiębiorca może przygotować osobiście lub, w jego imieniu, może zrobić to księgowy, który, po otrzymaniu faktur, przygotuje odpowiedni dokument, wyliczy wysokość opłat i prześle do Urzędu Marszałkowskiego.