Cyfrowa rewolucja w ZUS – mniej papierów, więcej automatyzacji

Pracodawcy nie będą już zobowiązani do przechowywania papierowych wersji zgłoszeń do ZUS, jeśli zostały one przesłane elektronicznie – taki zapis znalazł się w projekcie rozpatrywanym przez Radę Ministrów. Zmiana ta to nie tylko symboliczne odejście od papierologii, lecz także realne uproszczenie obowiązków firm. Jeśli resort pracy zrealizuje zapowiedzi dotyczące przejęcia przez ZUS rozliczeń składek, przedsiębiorcy będą mogli znacząco ograniczyć czas poświęcany na kwestie administracyjne.

Koniec papierowych archiwów – nowe przepisy dla firm

Obecnie firmy, mimo elektronicznego zgłaszania pracowników do ZUS, muszą archiwizować fizyczne kopie formularzy podpisanych przez zatrudnione osoby – i to przez pięć lat. Projekt nowelizacji usuwa ten obowiązek poprzez uchylenie art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Skoro wszystkie dane i tak są przechowywane w systemach ZUS i płatników, obowiązek przechowywania kopii w formie papierowej uznano za zbędny i przestarzały.

Kierunek zmian oceniany jest pozytywnie, jednak prawdopodobne jest jego rozszerzenie: również pracownicy mogliby zgłaszać swoje dane oraz informacje o członkach rodziny wyłącznie cyfrowo – bez papierowych formularzy. Sugerowane jest też zniesienie obowiązku drukowania raportów ZUS RMUA i IMIR, skoro dostęp do tych informacji jest możliwy przez platformę eZUS. Zdaniem ekspertów z kancelarii prawnych, dalsza cyfryzacja komunikacji między firmami a ZUS-em to naturalny kierunek, a odejście od dokumentów drukowanych pozwoli na rzeczywiste uproszczenie procesów kadrowych.

Automatyczne rozliczenia i e-umowy – nadchodzi nowa era w kadrach

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zapowiada, że to dopiero początek reform. Trwają już prace nad wprowadzeniem tzw. jednolitego pliku ubezpieczeniowego, który ma umożliwić ZUS samodzielne rozliczanie składek za wszystkich płatników. Celem jest pełna automatyzacja rozliczeń. Eksperci podkreślają jednak, że takie zmiany wymagają ostrożności – rozliczenia składek to nie tylko czysto techniczne operacje, ale także analiza prawidłowości zgłoszeń i podstaw do ubezpieczenia. W razie błędów systemowych odpowiedzialność może nadal spoczywać na firmie, mimo że nie będzie miała ona bezpośredniego wpływu na ich powstanie.

Równolegle rozwijany jest system e-umów, który ma umożliwić cyfrowe podpisywanie umów o pracę, zleceń, dokumentów szkoleniowych, o zakazie konkurencji czy odpowiedzialności materialnej. Podpis zaufany lub osobisty ma wystarczyć, bez konieczności użycia podpisu kwalifikowanego. Planowane jest też, by system wspierał kontakty z urzędami i pozwalał na cyfrową archiwizację akt osobowych. Umowy zawarte wcześniej poza platformą także będzie można w niej obsługiwać.

Choć systemy cyfrowe mogą znacznie ułatwić codzienną pracę, eksperci zaznaczają, że działy kadr nie staną się zbędne – przeciwnie, ich rola może wzrosnąć. Automatyzacja nie zastąpi fachowej wiedzy i nadzoru – prawo pracy pełne jest wyjątków, których żaden algorytm nie przewidzi bez człowieka. Dlatego, dla dobra i wszechstronnego rozwoju swojego przedsiębiorstwa, warto porozmawiać w pobliskim biurze rachunkowym z ekspertami, którzy profesjonalnie zajmują się kwestiami finansowymi przedsiębiorstw i nie tylko.

 

 

opracowanie: kk