Zgodność z przepisami prawa pracy i regulacjami podatkowymi stała się dziś jednym z największych wyzwań dla działów kadr i płac. Prawie 7 na 10 firm deklaruje, że raz lub dwa razy w roku ponosi kary za niezgodność z przepisami.

To właśnie obszar compliance, a nie braki kadrowe, nowe technologie czy zarządzanie budżetem wynagrodzeń, budzi wśród specjalistów HR najwięcej obaw i wątpliwości – wynika z badania „Potential of Payroll 2026” przeprowadzonego przez ADP. 75% firm uznaje nadążanie za dynamicznie zmieniającymi się przepisami w różnych jurysdykcjach za poważne wyzwanie zarówno operacyjne, jak i strategiczne. Jednocześnie 68% organizacji przyznaje, że raz lub dwa razy w roku ponosi kary za niezgodność z regulacjami. Co więcej, siedmiu na dziesięciu respondentów nie potrafi jednoznacznie wskazać obszarów, w których ich firma może nie spełniać wymogów prawnych. W 47% przypadków to właśnie zmiany legislacyjne są najczęstszą przyczyną błędów w naliczaniu wynagrodzeń.

Jak tłumaczą autorzy raportu, taka sytuacja sprawia, że wiele przedsiębiorstw funkcjonuje w warunkach stałej niepewności, nie mając pełnej kontroli nad potencjalnymi uchybieniami. Presja regulacyjna jest na tyle silna, że 69% badanych deklaruje gotowość do wypłacania wyższych świadczeń, aby uniknąć ryzyka sankcji. – To pokazuje skalę kosztów reputacyjnych i finansowych, jakie generują błędy w liście płac, niezależnie od tego, w jakim kraju organizacja prowadzi działalność. Sprawa dodatkowo komplikuje się, gdy firma jest obecna w więcej niż jednym kraju lub zatrudnia pracowników, którzy rozliczają się według różnych systemów podatkowych – wskazują eksperci.

Przed przedsiębiorstwami stoi także wyzwanie wdrożenia przepisów wynikających z tzw. dyrektywy płacowej. Regulacje te wprowadzają obowiązek raportowania luki płacowej, zwiększają transparentność wynagrodzeń i struktury stanowisk oraz przyznają pracownikom prawo do uzyskania informacji o poziomach płac na porównywalnych stanowiskach. Dla pracodawców oznacza to konieczność stworzenia obiektywnych systemów wartościowania pracy oraz pełnej dokumentacji struktury wynagrodzeń w firmie i stojących za nią decyzji. – Dla pracodawców jest to nie tylko projekt prawny, lecz także szeroka transformacja procesów HR, płacowych i biznesowych, wymagająca ścisłej współpracy działów prawnych, finansowych i kadrowych – zwracają uwagę autorzy raportu.

Kolejną zmianą, z którą muszą zmierzyć się działy kadrowo-płacowe, są nowe przepisy doprecyzowujące termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Obowiązujące od 27 stycznia regulacje przewidują, że świadczenie to powinno zostać wypłacone w dniu przekazania wynagrodzenia, a jeśli termin ten przypada przed rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy o pracę, pracodawca ma dziesięć dni od ustania stosunku pracy na dokonanie wypłaty. – Regulacja nie jest w pełni komplementarna, ponieważ obejmuje i reguluje w przejrzysty sposób termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, pomijając inne świadczenia, które stają się wymagalne z dniem ustania zatrudnienia, np. odprawa emerytalno–rentowa, odprawa z tytułu tzw. zwolnień grupowych, czy też wreszcie ostatnie wynagrodzenie za pracę – zauważa Tomasz Czerkies, radca prawny w ADP Polska.

Dodatkowym wyzwaniem są nowe zasady ustalania stażu pracy, które wpływają m.in. na wymiar urlopu oraz prawo do dodatków stażowych i nagród jubileuszowych. Od 1 maja 2026 r. pracodawcy z sektora prywatnego będą zobowiązani na wniosek pracownika do przeliczenia stażu pracy na podstawie dostarczonych dokumentów. W praktyce oznacza to konieczność precyzyjnego określenia, jakie okresy aktywności zawodowej mogą zostać zaliczone do stażu i jakie dowody będą uznawane za wystarczające potwierdzenie. – Ponadto z punktu widzenia pracodawców warto wprowadzić procedurę, która zapewni pracownikowi pełną i transparentną informację w przypadku odmowy zaliczenia wnioskowanego przez pracownika okresu pracy – wskazuje Tomasz Czerkies.

fot. freepik.com
oprac. /kp/