Liczba cudzoziemców pracujących legalnie w Polsce stale rośnie. Z danych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wynika, że pod koniec 2025 r. w systemie ubezpieczeń społecznych zarejestrowanych było blisko 1,29 mln obcokrajowców. Oznacza to wzrost o ok. 8% w porównaniu z rokiem wcześniejszym. Najliczniejszą grupę stanowili obywatele Ukrainy, których było ok. 857 tys. Kolejne miejsca zajmują obywatele Białorusi – blisko 138,7 tys., Indii – ponad 25 tys., Gruzji – ok. 26 tys. i Kolumbii – niemal 19,5 tys. Szczególnie widoczny jest wzrost liczby pracowników z Kolumbii, których w 2023 r. było zaledwie ok. 5 tys.

Rosnąca liczba cudzoziemców na polskim rynku pracy sprawia, że dla pracodawców coraz ważniejsza staje się znajomość przepisów regulujących ich zatrudnianie. Od 1 czerwca 2025 r. obowiązują nowe regulacje dotyczące powierzania pracy obcokrajowcom i ich pobytu. – Reforma objęła m.in. pełną elektronizację procedur, likwidację testu rynku pracy, nowe powody odmowy legalizacji pracy, wprowadzenie pierwszeństwa rozpatrywania wniosków w konkretnych przypadkach (tzw. fast track) oraz szczegółowe regulacje dotyczące delegowania cudzoziemców do Polski – przypominają eksperci InterviewMe.

Jedną z istotnych zmian jest zniesienie obowiązku uzyskiwania przez pracodawcę informacji starosty o braku kandydatów z Polski na dane stanowisko. Jednocześnie przepisy dopuszczają wprowadzanie lokalnych ograniczeń dotyczących zatrudniania cudzoziemców w wybranych zawodach. Takie listy może przygotować starosta, a ostateczną decyzję w tej sprawie podejmuje Rada Ministrów. Wnioski o zezwolenie na pracę mogą być również rozpatrywane w pierwszej kolejności w określonych sytuacjach, m.in. gdy dotyczą przedsiębiorstw o znaczeniu strategicznym, kontynuacji zatrudnienia tego samego pracownika lub zawodów uznanych za deficytowe, takich jak kierowcy autobusów i samochodów ciężarowych, pielęgniarki, spawacze czy samodzielni księgowi. – Pierwszeństwo obejmuje również postępowania wizowe oraz wnioski o pobyt czasowy i pracę. To ważne udogodnienie dla przedsiębiorców, którzy potrzebują specjalistów z zagranicy na już – dodają eksperci InterviewMe.

Nowe regulacje przewidują również dodatkowe sytuacje, w których urząd może odmówić wydania zezwolenia na pracę lub wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Może się tak stać m.in. wtedy, gdy obcokrajowiec wcześniej nie podjął pracy mimo przyjazdu do Polski, pracodawca utrudniał kontrolę legalności zatrudnienia, firma zalega z podatkami lub składkami, planowany wymiar pracy jest niższy niż jedna czwarta etatu albo rozpoczęcie pracy miałoby nastąpić po upływie dopuszczalnego terminu od wydania zezwolenia.

Istotne jest również sprawdzenie dokumentów pobytowych cudzoziemca przed podpisaniem umowy. Nie każda wiza uprawnia bowiem do podjęcia pracy w Polsce. Problemy mogą pojawić się w przypadku wiz wydanych w innych państwach strefy Schengen lub wiz polskich wydanych w celach turystycznych, kulturalnych czy szkoleniowych. W takich sytuacjach konieczne może być uzyskanie dodatkowego zezwolenia.

Przepisy wprowadziły także nowe obowiązki administracyjne dla pracodawców. Muszą oni przekazywać do urzędu kopię umowy zawartej z cudzoziemcem jeszcze przed rozpoczęciem pracy, korzystając z portalu praca.gov.pl. Konieczne jest również informowanie urzędów o rozpoczęciu, niepodjęciu lub zakończeniu pracy przez pracownika z zagranicy. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować karą grzywny do 5 tys. zł.

Nowe zasady dotyczą także agencji pracy tymczasowej i pośrednictwa pracy. Aby pośredniczyć w zatrudnianiu cudzoziemców, podmioty te muszą posiadać co najmniej dwuletnie doświadczenie oraz złożyć wniosek o zmianę wpisu w rejestrze agencji zatrudnienia wraz z opłatą w wysokości 1 tys. zł.

Zmiany objęły również zasady przyznawania tzw. Niebieskiej Karty UE, czyli zezwolenia przeznaczonego dla wysoko wykwalifikowanych specjalistów. Minimalny okres umowy wymagany przy jej przyznaniu skrócono z 12 do 6 miesięcy, a kwalifikacje pracownika mogą wynikać nie tylko z wykształcenia, ale również z udokumentowanego doświadczenia zawodowego. Posiadacze tej karty mogą także prowadzić w Polsce działalność gospodarczą na takich samych zasadach jak obywatele kraju i korzystać z większej mobilności zawodowej w państwach Unii Europejskiej.

Nie wszyscy cudzoziemcy potrzebują jednak zezwolenia na pracę. Z obowiązku tego zwolnieni są obywatele państw Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii, którzy po trzech miesiącach pobytu w Polsce powinni jedynie dokonać jego rejestracji. Do marca 2027 r. szczególne rozwiązania obejmują również obywateli Ukrainy, którzy mogą legalnie pracować, jeśli pracodawca zgłosi ich zatrudnienie w urzędzie pracy. Zezwolenia nie potrzebują także absolwenci polskich uczelni posiadający odpowiedni status pobytowy oraz niektórzy obywatele Białorusi, Armenii i Mołdawii, w przypadku których pracodawca złożył oświadczenie o powierzeniu pracy.

Nowe przepisy przewidują jednocześnie surowsze sankcje za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców. W przypadku powierzenia pracy bez wymaganych dokumentów pracodawcy grozi grzywna od 3 tys. do nawet 50 tys. zł, a wysokość kary zależy od liczby nielegalnie zatrudnionych osób. Odpowiedzialność finansową może ponieść także cudzoziemiec wykonujący pracę bez wymaganych zezwoleń, któremu grozi kara co najmniej 1 tys. zł.

W związku z nowymi regulacjami wiele instytucji publicznych oraz organizacji prowadzi szkolenia dla pracodawców i działów kadr dotyczące aktualnych procedur zatrudniania cudzoziemców. Podczas takich spotkań omawiane są m.in. zasady składania wniosków w systemach elektronicznych, wymagane dokumenty oraz ryzyko związane z nieprawidłowym zatrudnieniem pracowników z zagranicy. Szkolenia są dostępne zarówno w formie stacjonarnej, jak i online.

fot. freepik,com
oprac. /kp/